Mit 1.9.0 bekommt Done kostenpflichtige Module. Und gleich mit einem Demomodus: Man kann sie öffnen und sehen, wie sie funktionieren, noch vor dem Kauf.

Wie die Demo funktioniert

Genehmigungen, Finanzen, Teams und Urlaub erscheinen in der Navigation mit einem „pro"-Abzeichen und öffnen sich bereits gefüllt: Beispielmitarbeiter, -anträge und -beträge, damit man sieht, wie ein Bereich in der Arbeit aussieht statt einer leeren Hülle. Alles ist schreibgeschützt. Die Schaltflächen zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen sind weg, Einstellungen und Export ebenfalls, und wer trotzdem etwas schreiben will, den weist Done deutlich darauf hin, dass dies eine Demo ist. Stören die Demomodule, lassen sie sich in den Einstellungen ausblenden.

Aktivierung und Installation

Die Lizenz hat jetzt eine eigene Einstellungsseite, die nur ein Administrator sieht. Hier fügt man den Lizenzschlüssel ein. Ein wichtiger Punkt: Aktivierung und Installation sind getrennt. Die Aktivierung prüft den Schlüssel, das Installieren (oder Neuinstallieren) der Module ist ein eigener Schritt.

Der Lizenzbereich

Daneben steht ein Detailbereich: Lizenzstatus, Tarif, der Schlüssel in maskierter Form, der Aktualisierungszeitraum, die installierte Version und die Liste der Module. Man sieht außerdem, ob der Lizenzserver gerade erreichbar ist, mit einem Link zum Dienst selbst. Einmal am Tag wird im Hintergrund nach Updates gesucht und die Lizenz erneut bestätigt. Von Hand ist nichts zu tun.

Module schalten sich nicht von selbst ab

Ist der Lizenzserver nicht erreichbar oder wird die Lizenz widerrufen, bleiben die installierten Module an. Was bezahlt wurde, funktioniert weiter.

Noch ein paar Korrekturen: Demo-Entitätskarten (etwa die Teamvorschau) werfen keine 404-Fehler mehr und öffnen sich schreibgeschützt, die Spaltentitel der Demotabellen wurden übersetzt, und der Bildschirm „Pro-Version" setzt sich beim Neuladen nicht mehr zurück.

Release 1.7.0 ist ein gezieltes, ganz um die Berichte. Der Bereich „Berichte“ wurde zu einem eigenen Modul, und welche Berichte Sie sehen, hängt jetzt von Ihrer Rolle ab.

Ein Direktor sieht alles: den allgemeinen Bericht, den Projektbericht und den Mitarbeiterbericht. Der Zugriff eines Managers ist enger: Ihm steht nur der Projektbericht offen, und der ist auf die Projekte begrenzt, in denen er als Manager eingesetzt ist; andere Projekte landen nicht im Bericht. Den übrigen Rollen wird der Bereich „Berichte“ gar nicht angezeigt.

Der Gedanke ist einfach: Ein Bericht ist ein Gesamtbild von Zeit und Menschen, und nicht jeder muss alles davon sehen. Der Zugriff war früher gröber; jetzt ist er an die Rolle gebunden und wird auf dem Server geprüft, sodass ein Manager keinen Blick in Daten zu Projekten wirft, mit denen er nichts zu tun hat.

Release 1.6.0 ist ein kleines: Die Zeiteingabe ist bequemer, breite Tabellen sind klarer, und es gibt Unterstützung für das neue Nextcloud.

Die Zeiteingabe ist bequemer

Stunden und Minuten stellen Sie jetzt über ein eigenes, kompaktes Steuerelement ein: Sie können den Wert von Hand eintippen oder mit den Schaltflächen daneben einstellen. Eine Kleinigkeit, aber eine Dauer ist schneller ausgefüllt und mit weniger Vertippern.

Man sieht, dass eine Tabelle seitwärts scrollt

Breite Tabellen passen nicht immer auf den Bildschirm. Jetzt haben sie Indikatoren für das horizontale Scrollen: Man erkennt sofort, dass rechts noch Spalten sind, und wie weit man schon gescrollt hat. Früher hielt man den Bildschirmrand leicht für das Ende der Tabelle.

Nextcloud 33

Done unterstützt Nextcloud 33 und läuft auf PHP 8.1 und neuer. Server auf die neue Version aktualisiert? Die App ist schon dafür bereit.

Release 1.5.0 ist ein kleines, aber nützliches. Dynamische Tabellen lassen sich jetzt als Karten anzeigen, und die Statistik sowie die Mitarbeitertabelle haben ein paar praktische Verbesserungen bekommen.

Tabellen als Karten

Dynamische Tabellen haben eine zweite Ansicht bekommen. Neben den gewohnten Zeilen lassen sich dieselben Daten als Karten anzeigen — praktischer, wenn es viele Spalten gibt oder wenn Sie auf einem schmalen Bildschirm schauen.

Mehr in der Statistik

Von der Statistikseite aus können Sie jetzt einen Bericht abschicken, ohne in einen anderen Bereich zu wechseln: Dafür ist eine Schaltfläche „Hinzufügen“ dazugekommen. Wenn Sie die Liste zu einem gerade erfassten Bericht scrollen, wird der Eintrag hervorgehoben, damit Sie ihn nicht suchen müssen. Und die Schaltfläche „Heute“ wurde bequemer.

Die Mitarbeitertabelle

Ein Klick auf einen Mitarbeiter öffnet die Karte jetzt in der Ansicht statt gleich im Bearbeiten, sodass sich schwerer versehentlich etwas ändern lässt. Und ein Manager sieht in der Tabelle nicht alle, sondern nur die Mitarbeiter, mit denen er im Rahmen seiner Projekte verbunden ist.

Release 1.3.0 ist ein kleines. Ein gelöschter Mitarbeiter lässt sich jetzt zurückholen, gelöschte Projekte erscheinen in Listen als gelöscht, und überflüssige Rollen sowie unklare Zugriffsverweigerungen bringen einen nicht mehr durcheinander.

Einen gelöschten Mitarbeiter zurückholen

Einen Mitarbeiter zu löschen war früher endgültig: Er verschwand für immer aus der Tabelle. Die Mitarbeitertabelle hat jetzt einen Schalter „Gelöschte“. Schalten Sie ihn ein, und statt der aktiven zeigt die Tabelle die gelöschten Mitarbeiter. Bei jedem gibt es eine Schaltfläche „Wiederherstellen“, die den Mitarbeiter zurückholt. Der Schalter merkt sich seine Stellung, sodass Sie ihn nicht jedes Mal neu einschalten müssen, wenn Sie oft in die gelöschten schauen. Gelöschte anzuzeigen und wiederherzustellen können diejenigen, die das Recht dazu haben.

Aufgeräumtere Listen

Ein gelöschtes Projekt sah in einer Auswahlliste früher aus wie jedes andere, und man wählte es leicht versehentlich. Jetzt trägt der Name eines gelöschten Projekts den Hinweis „(Projekt gelöscht)“. Und noch etwas: Die Liste der globalen Rollen enthält keine Rollen mehr von Modulen, die bei Ihnen nicht installiert sind. Es bleiben nur die Rollen, die in Ihrer Installation tatsächlich funktionieren.

Eine klare Zugriffsverweigerung

Die Rechte in Done werden bei jeder Anfrage auf dem Server geprüft. Eine Anfrage ohne die nötigen Rechte scheiterte früher undeutlich; jetzt gibt es für diesen Fall eine klare Antwort. Fehlen die Rechte oder sind Sie nicht angemeldet, gibt eine API-Anfrage „403 — Zugriff verweigert“ zurück, und eine normale Seite zeigt einen Fehler oder schickt Sie zur Anmeldung. So ist klar, dass die Aktion an den Rechten scheiterte und nicht aus einem anderen Grund.

Das Release 1.2.0 dreht sich um Struktur: wo was liegt, wer was sieht und wie schnell sich das alles öffnet. Es gibt jetzt eine persönliche Profilseite, die Navigation in der Seitenleiste ist zu einer einzigen Liste zusammengefasst, und die Statistik stolpert nicht mehr über große Exporte. Auch die Rollenrechte wurden feiner: Man steuert jetzt nicht nur den Zugriff auf Felder, sondern auch einzelne Aktionen.

Eine persönliche Profilseite

Jeder hat jetzt seine eigene Profilseite, gestaltet nach eigenem Geschmack: Farbe, Avatar, Symbol, Hintergrundbild, alles direkt dort hochgeladen. Die Gestaltung lag früher in der Entitätsvorschau, und einen persönlichen Bereich gab es eigentlich nicht; jetzt schon.

Die Navigation wurde zu einer Liste

Die Seitenleiste verhielt sich früher je nach Bereich unterschiedlich: „Berichte“ hatte einen Zwischenbildschirm als „Startseite“, durch den man musste. Den haben wir entfernt. Links steht jetzt eine einzige Liste: Eintrag hinzufügen, Profil, Statistik, Berichte mit Unterpunkten (allgemein, nach Projekt, nach Mitarbeiter), Mitarbeiter, Projekte, Teams. Und die Liste ist nicht für alle gleich: Ein Punkt erscheint nur, wenn Sie die Rechte dafür haben und das passende Modul aktiviert ist. Die Leiste selbst wurde adaptiv und kann die Modi wechseln.

Statistik: schneller und auf den Punkt

Große Statistik-Exporte hingen früher. Jetzt werden Zeilen beim Scrollen gerendert: Auf dem Bildschirm lebt nur das Sichtbare, nicht die ganze Tabelle, und die Seite scrollt flüssig, auch bei Tausenden von Einträgen. Die Überschriften der Zeiträume bleiben oben angeheftet, sodass man bei langem Scrollen immer sieht, wozu eine Zeile gehört. Auch die Filterung wurde klüger. Der Datumsbereich und die Daten sind auf das begrenzt, was Sie sehen dürfen, und in den Berichten kamen Filter nach Projekt, Team und Richtung hinzu. Noch ein leises, aber nützliches Detail: Wenn Sie einen Filter oder Zeitraum ändern, während die vorherige Anfrage noch lädt, wird die alte Anfrage abgebrochen, damit keine veralteten Zahlen über die neuen auf den Bildschirm geraten.

Feinere Rollenrechte

Die Rechte in Done waren um Felder herum gebaut: welche Rolle welche Felder sieht und bearbeitet. In 1.2.0 kamen Aktionsrechte dazu: Für eine globale Rolle lässt sich eine bestimmte Aktion einzeln erlauben oder verbieten. Die Einstellung wird eigenständig gespeichert und wie bisher bei jeder Anfrage auf dem Server geprüft, nicht bloß dazu benutzt, eine Schaltfläche in der Oberfläche zu verstecken.

Was wir behoben haben

Das Ändern des Typs eines dynamischen Feldes erzeugt keine doppelten Einträge mehr, und das Löschen dynamischer Felder führt nicht mehr zu Fehlern. Außerdem haben wir das Verhalten der angehefteten Überschrift in der Statistikvorschau bereinigt, dazu verschiedene kleine Randfälle.

Das erste Release fiel gleich groß aus, deshalb geht es in 1.1.0 um etwas anderes: wie sich das alles in der täglichen Arbeit anfühlt. Das Laden von Daten bedeutet keinen leeren weißen Bildschirm mehr, lange Berichte lesen sich beim Scrollen angenehmer, und Mitarbeiter, Teams und Projekte lassen sich jetzt mit einer Farbe kennzeichnen. Und Done hat es in den Nextcloud-App-Katalog geschafft — dazu am Ende mehr.

Farbe für Mitarbeiter, Teams und Projekte

In der Entitätsvorschau ließen sich bisher Avatar und Symbol festlegen. Jetzt steht daneben ein Farbkreis: anklicken, im System-Picker einen Ton wählen, und die Karte bekommt ihre eigene Markierung. Bei Dutzenden solcher Karten hilft die Farbe, die richtige schneller mit dem Auge zu finden als über den Namen. Fährt man mit dem Cursor über Avatar, Symbol oder Farbe, verrät ein Tooltip, was die Schaltfläche tut.

Laden, das man sieht

Daten kommen nicht immer sofort: ein großer Bericht, ein Formular mit dynamischen Feldern, eine Tabelle über ein ganzes Jahr. In diesen Sekundenbruchteilen konnte der Bildschirm bisher leer bleiben, und man wusste nicht, ob gerade geladen wird oder schlicht keine Daten da sind. Jetzt dreht sich überall, wo eine Anfrage läuft, ein Indikator: im allgemeinen Bericht und in den Berichten nach Projekt und Mitarbeiter, in der Statistik, in den Formularen zum Anlegen und Bearbeiten, auf den Seiten der Zeiterfassung. Den Indikator haben wir größer gemacht, damit man ihn sieht und nicht suchen muss. Und ein Formular mit dynamischen Feldern flackert nicht mehr leer, während es die Felder nachlädt.

Berichte und Statistik lesen sich leichter

Die Überschriften der Ebenen (Jahr, Quartal, Monat, Woche) unterscheiden sich jetzt deutlich in Größe und Gewicht, so findet man sich in der Struktur eines Berichts leichter zurecht. Beim Scrollen einer langen Tabelle bleibt die Überschrift des Zeitraums oben kleben: auch weit unten sieht man, wozu eine Zeile gehört. Wochenenden sind gedämpft, damit sie den Arbeitstagen nicht die Aufmerksamkeit streitig machen. Und ein Tag in der Statistik, den man anklicken kann, wird unter dem Cursor hervorgehoben.

Done im Nextcloud-Katalog

Das große Ereignis hinter den Kulissen dieses Releases: Wir haben Done für den Nextcloud App Store vorbereitet. Wir haben die Release-Signierung eingerichtet, ein Dutzend App-Screenshots hinzugefügt (vom Anlegen eines Eintrags und den Einstellungen bis zur Rechtematrix und den Nachschlagetabellen) und die Projektlinks aktualisiert. Jetzt lässt sich Done direkt aus dem Nextcloud-App-Katalog installieren, wie jede andere App.

Hallo! Das ist die allererste Version von Done — eine Nextcloud-App, die Teams hilft zu verstehen, wohin die Arbeitszeit fließt, und Projekte, Menschen und Zahlen an einem Ort zusammenzuhalten. Sehen wir uns an, was Done im Release 1.0.0 bereits kann.

Zeiterfassung

Das Herzstück von Done ist die Zeiterfassung. Ein Mitarbeiter legt einen Eintrag an: an welchem Projekt oder welcher Aufgabe er gearbeitet hat, wie viel Zeit er aufgewendet hat, bei Bedarf mit einem Kommentar. Jeder führt seine eigene persönliche Erfassung, und eine Führungskraft kann die Zeit einer bestimmten Person einsehen. Und eine schöne Kleinigkeit für die Ordnung: Einträge haben eine Änderungshistorie — man sieht, wer wann was geändert hat.

Berichte und Statistik

Aus diesen Einträgen erstellt Done Berichte — einen allgemeinen, nach Projekt und nach Mitarbeiter — und zeigt Statistiken. Man muss nichts von Hand zusammenführen: Die Daten sind bereits dort, wo man sie braucht, man muss nur noch hinsehen.

Projekte, Teams und Unternehmensstruktur

Done dreht sich nicht nur um Zeit. Es gibt Projekte (mit Planung und Budget), Auftraggeber, Richtungen und Phasen. Mitarbeiter lassen sich zu Teams zusammenfassen, Richtungen zuordnen und mit Rollen in konkreten Projekten versehen. So entsteht ein vollständiges Bild: wer woran arbeitet und wie das Unternehmen überhaupt aufgebaut ist.

Mitarbeiter und Profile

Jeder Mitarbeiter hat ein Profil mit Kontakt- und HR-Daten sowie einer Position. Und Done mag es, wenn alles menschlich aussieht: Sowohl Profile als auch Projekte lassen sich gestalten — Avatare, Farben, Hintergrundbilder.

Anpassbare Tabellen

Viele Daten bedeuten, dass man komfortable Tabellen braucht. In Done sind sie „smart“: Spalten lassen sich ein- und ausblenden, umsortieren und in der Breite ändern — sowohl persönlich für sich selbst als auch global für alle. Es gibt mehrstufige Sortierung und Filter, die sich zu speichern und wiederzuverwenden lohnen.

Benutzerdefinierte Felder

Reichen die Standardfelder nicht? Fügen Sie eigene hinzu. Done unterstützt benutzerdefinierte (dynamische) Felder, Auswahllisten, Kommentare zu Feldern und sogar die Anordnung der Felder in einer Karte. Die App passt sich daran an, wie genau Ihr Team arbeitet — und nicht umgekehrt.

Rollen und Zugriffsrechte

Wer was sieht und darf, entscheiden die Rollen. Done hat globale Rollen (Administrator, Direktor, Manager, Kurator, Mitarbeiter und weitere) und eine Rechtematrix: Der Rollenzugriff auf Felder in verschiedenen Bereichen ist fein einstellbar. Und das ist nicht nur zum Schein — die Rechte werden bei jeder Anfrage auf dem Server geprüft.

Export und Dateien

Beliebige Daten lassen sich nach Excel exportieren, und an Einträge können Dateien angehängt werden.

Plattform und Sprachen

Done läuft in Ihrem Nextcloud: Die Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur, und den Zugriff verwaltet Nextcloud selbst. Die Oberfläche ist sofort in fünf Sprachen verfügbar — Russisch, Englisch, Deutsch, Spanisch und Französisch.